Direkte oder indirekte Vertretung im Zoll: wer haftet für die Zollschuld?

Die wichtigsten Punkte

• Bei der direkten Vertretung handelt der Zolldienstleister im Namen und für Rechnung des Einführers. Der Einführer ist dann Anmelder und Zollschuldner.
• Bei der indirekten Vertretung handelt er im eigenen Namen für Rechnung eines anderen. Dann ist der Dienstleister selbst Anmelder, und der Einführer ist Mitschuldner.
• Ein Anmelder muss in der EU ansässig sein. Ein Unternehmen von außerhalb der EU kann bei der Einfuhr daher nur über die indirekte Vertretung arbeiten.
• Wer nicht ausdrücklich erklärt, dass er als Vertreter handelt, gilt als im eigenen Namen und für eigene Rechnung handelnd.
• Auch ein direkter Vertreter kann Zollschuldner werden, wenn er wusste oder vernünftigerweise hätte wissen müssen, dass die Angaben unrichtig waren.

Ein Abgabenbescheid über 84.000 Euro, zwei Jahre nach der letzten Sendung, über eine Reihe von Anmeldungen mit einer Warennummer, die der Zoll im Nachhinein nicht akzeptiert. Die erste Frage auf dem Tisch ist nicht, ob die Nummer richtig war. Die Frage ist, auf wessen Namen diese Anmeldungen liefen.

Diese Antwort steht in dem Moment fest, in dem Sie die Vollmacht unterschreiben, Jahre bevor jemand hinschaut. Im Tagesgeschäft merken Sie nichts davon: die Einfuhranmeldung geht raus, der Container wird freigegeben und niemand fragt nach der Vertretungsform. Erst bei einer nachträglichen Prüfung zeigt sich, was Sie vereinbart haben.

Der Unterschied steckt in einem einzigen Wort in der Anmeldung.

Was sagt das Gesetz zur Vertretung?

Der Unionszollkodex kennt zwei Formen, und nur zwei. Artikel 18 beschreibt sie so: der Vertreter handelt entweder im Namen und für Rechnung einer anderen Person, das ist die direkte Vertretung, oder im eigenen Namen, aber für Rechnung einer anderen Person, das ist die indirekte Vertretung.

Eine Zwischenform gibt es nicht. Und wer versäumt zu erklären, dass er als Vertreter handelt, gilt als im eigenen Namen und für eigene Rechnung handelnd. Das ist keine Formalie, sondern ein Auffangtatbestand im Gesetz, der geradewegs in die Haftung führt.

Der Vertreter muss im Grundsatz im Zollgebiet der Union ansässig sein. Eine Partei von außerhalb der EU kann diese Rolle ausfüllen, wenn sie einen Teil der AEO-Kriterien erfüllt, aber das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Wer ist der Anmelder, und warum ist das die entscheidende Frage?

Der Anmelder ist die Partei, auf deren Namen die Zollanmeldung läuft, und diese Partei trägt die Zollschuld. Bei der direkten Vertretung ist das der Einführer selbst. Der Dienstleister ist dann, wie der Zoll es selbst beschreibt, der verlängerte Arm: er drückt den Knopf, aber die Anmeldung gehört seinem Auftraggeber.

Bei der indirekten Vertretung verschiebt sich das. Der Dienstleister ist dann selbst Anmelder und damit Schuldner für die Einfuhrabgaben. Die vertretene Partei ist Mitschuldner. Der Zoll kann sich also an beide wenden und wählt in der Praxis diejenige, die am leichtesten zu erreichen und am zahlungsfähigsten ist.

Das erklärt, warum die indirekte Vertretung fast immer teurer ist. Der Dienstleister nimmt ein Risiko auf die eigene Bilanz, das nichts mit der Qualität seiner Arbeit zu tun hat: er haftet für eine Nacherhebung, die aus Angaben entsteht, die Sie geliefert haben. Ein Anbieter, der die indirekte Vertretung zum selben Satz anbietet wie die direkte, hat dieses Risiko nicht zu Ende gedacht.

Wann haben Sie keine Wahl?

Ein Anmelder muss im Zollgebiet der Union ansässig sein. Von dieser Anforderung gibt es einige Ausnahmen, darunter Anmeldungen zum Versandverfahren, zur vorübergehenden Verwendung und gelegentliche Anmeldungen nach Ermessen der Zollstelle.

Für die gewöhnliche Einfuhr bedeutet das etwas sehr Konkretes: ein Unternehmen ohne Niederlassung in der EU kann nicht Anmelder sein und kann daher die direkte Vertretung nicht nutzen. Will ein amerikanischer oder britischer Verkäufer selbst als Einführer auftreten, etwa weil er DDP liefert, ist die indirekte Vertretung der einzige Weg. Ohne einen Dienstleister, der diese Rolle übernimmt, gelangt die Sendung nicht in den freien Verkehr.

Das wird oft mit der steuerlichen Vertretung verwechselt, aber das ist eine andere Regelung bei einer anderen Behörde. Die steuerliche Vertretung betrifft die Umsatzsteuer bei der Finanzverwaltung, die Zollvertretung die Anmeldung beim Zoll. Was die eine Rolle abdeckt, steht ausführlicher in unserem Beitrag über die Aufgaben eines Zollagenten.

Trägt der direkte Vertreter also gar kein Risiko?

Das ist die Annahme, und sie stimmt nicht ganz. Artikel 77 Absatz 3 des Unionszollkodex zieht den Kreis der Schuldner weiter als nur den Anmelder. Wer Angaben geliefert hat, obwohl er wusste oder vernünftigerweise hätte wissen müssen, dass sie unrichtig waren, kann ebenfalls Schuldner werden.

In der Praxis läuft diese Frage auf Sorgfalt hinaus. Ein Dienstleister, der eine Zolltarifnummer ungeprüft vom Lieferschein übernimmt, während die Warenbezeichnung etwas anderes sagt, steht schwächer da als einer, der die Nummer prüft und die Abweichung dokumentiert. Dasselbe gilt für einen Zollwert, in dem die Fracht bis zum Entladeort sichtbar fehlt.

Was wir nicht vorhersagen können, ist, wie ein Gericht das im Einzelfall gewichtet. Die Rechtsprechung dazu bewegt sich und hängt stark davon ab, was in der Akte liegt. Was wir wissen, ist, dass eine Akte mit dokumentierter Prüfung fast immer besser abschneidet als eine ohne.

Was regeln Sie vorab?

Vier Dinge, und zusammen kosten sie eine Stunde.

• Halten Sie die Vertretungsform schriftlich in der Vollmacht fest, je Form und nicht als offene Vollmacht für alles.
• Prüfen Sie, ob Ihr Dienstleister die Form, die auf dem Papier steht, in den Anmeldungen tatsächlich anwendet. Das lässt sich aus den Anmeldedaten ablesen.
• Vereinbaren Sie, wer die Zolltarifnummer und den Zollwert bestimmt und wer die Unterlagen dazu aufbewahrt.
• Fragen Sie bei indirekter Vertretung nach der Sicherheit, die Ihr Dienstleister gestellt hat, denn daran bleibt Ihr Durchsatz hängen, wenn sie zu knapp bemessen ist.

Unser Rat an deutsche und europäische Einführer lautet fast immer: direkte Vertretung. Sie behalten die Anmeldung im eigenen Namen, Sie zahlen nicht für ein Risiko, das Sie ohnehin tragen, und Sie bauen eine eigene Zollhistorie auf, die zählt, wenn Sie später eine AEO-Bewilligung beantragen. Die indirekte Vertretung ist für die Fälle da, in denen es nicht anders geht, nicht als Standardwahl.

Häufig gestellte Fragen

Q: Was ist der Unterschied zwischen direkter und indirekter Vertretung?

Ans: Bei der direkten Vertretung meldet der Dienstleister im Namen und für Rechnung des Einführers an, der damit Anmelder und Schuldner ist. Bei der indirekten Vertretung meldet er im eigenen Namen für Rechnung eines anderen an und ist selbst Anmelder und Schuldner, mit dem Auftraggeber als Mitschuldner.

Q: Muss ich als Unternehmen von außerhalb der EU die indirekte Vertretung nutzen?

Ans: Für eine gewöhnliche Einfuhranmeldung ja, weil der Anmelder im Zollgebiet der Union ansässig sein muss. Für das Versandverfahren, die vorübergehende Verwendung und gelegentliche Anmeldungen gelten Ausnahmen, aber verlassen Sie sich nicht darauf.

Q: Kann mein Dienstleister bei direkter Vertretung trotzdem haften?

Ans: Ja. Wer Angaben für die Anmeldung liefert, obwohl er wusste oder vernünftigerweise hätte wissen müssen, dass sie unrichtig waren, kann nach Artikel 77 Absatz 3 des Unionszollkodex selbst Schuldner werden, auch wenn der Einführer Anmelder ist.

Q: Was passiert, wenn die Vertretungsform nicht angegeben ist?

Ans: Dann gilt der Vertreter als im eigenen Namen und für eigene Rechnung handelnd. Er ist Anmelder und trägt die gesamte Zollschuld, unabhängig davon, was die Parteien untereinander vereinbart hatten.

Q: Ist die indirekte Vertretung teurer?

Ans: In der Regel ja, weil der Dienstleister das Risiko einer Nacherhebung auf die eigene Bilanz nimmt und dafür zusätzliche Sicherheit stellen muss. Ein Anbieter, der für beides dasselbe verlangt, hat dieses Risiko vermutlich nicht eingepreist.

Wissen Sie nicht sicher, in welcher Form derzeit in Ihrem Namen angemeldet wird? Wir lesen es aus Ihren Anmeldedaten, halten die richtige Form in der Vollmacht fest und übernehmen die Zollabwicklung, in direkter Vertretung wo möglich und in indirekter wo nötig.