Zollagentur auswählen: worauf Sie achten, bevor Sie die Vollmacht unterschreiben

Die wichtigsten Punkte

• Die Vollmacht, die Sie unterschreiben, bestimmt wer die Zollschuld trägt, und das merken Sie erst Jahre später bei einer Prüfung.
• Fragen Sie immer, welche Bewilligungen der Anbieter selbst aktiv hält, denn AEO und steuerliche Vertretung sind zwei getrennte Dinge.
• Ein niedriger Preis je Anmeldung sagt wenig, solange die Zuschläge für Korrekturen, Kontrollen und Eilfälle nicht auf dem Tisch liegen.
• Die Reaktionsgeschwindigkeit ist ein Kostenposten: ein stehender Container läuft in Demurrage und Detention.
• Prüfen Sie, ob die Agentur die Warennummer selbst prüft oder sie ungeprüft von Ihrem Lieferanten übernimmt.

Die meisten Importeure wählen ihre Zollagentur nach zwei Dingen aus: dem Preis je Anmeldung und der Frage, wie schnell jemand ans Telefon geht. Beides ist relevant, und beides sagt sehr wenig über den Moment, in dem es wirklich um Geld geht.

Dieser Moment kommt meist zwei Jahre später, wenn der Zoll eine Prüfung über eine Reihe von Anmeldungen ankündigt. Dann zeigt sich, was in der Vollmacht stand, die Sie einmal in fünf Minuten unterschrieben haben. Wessen Name als Anmelder auf der Anmeldung steht, wer die Warennummer bestimmt hat und wer die Nachweise aufbewahrt hat.

Das sind die sechs Punkte, die wir selbst abfragen würden.

Was macht eine Zollagentur eigentlich für Sie?

Sie reicht die Anmeldung beim Zoll ein und sorgt dafür, dass die Sendung freigegeben wird. In der Praxis heißt das: die Warennummer bestimmen, den Zollwert feststellen, Bewilligungen und Zertifikate prüfen, die Anmeldung einreichen und reagieren, wenn eine Kontrolle oder eine Korrekturaufforderung kommt.

Die Rollenbeschreibung und die rechtliche Grundlage stehen ausführlicher in unserem Beitrag über die Aufgaben eines Zollagenten. Hier zählt der Unterschied zwischen Anbietern, die nur den Knopf drücken, und Anbietern, die die Daten vorher prüfen.

Diesen Unterschied sehen Sie nicht am Angebot. Sie sehen ihn an den Fragen, die man Ihnen stellt, bevor die erste Sendung läuft.

Welche Bewilligungen sollten Sie prüfen?

Fragen Sie, welche Bewilligungen der Anbieter selbst aktiv hält, und fragen Sie je Bewilligung nach. Sie werden gern in einen Topf geworfen, obwohl sie bei verschiedenen Stellen liegen.

• AEO, beim Zoll, bringt geringere Sicherheiten und weniger körperliche Kontrollen
• steuerliche Vertretung, bei der Steuerverwaltung, für die Umsatzsteuerseite
• Gesamtsicherheit, nötig für Zolllager und für den Versand
• Bewilligung Zolllager, wenn Sie Waren lagern wollen ohne sie einzuführen

Ein AEO zertifizierter Dienstleister verschafft Ihnen einen Vorteil, den Sie sich nicht selbst verdienen müssen. Und achten Sie auf die Unterscheidung, die am häufigsten zu Überraschungen führt: eine Zollagentur regelt nicht automatisch Ihre Umsatzsteuer. Was diese getrennte Rolle umfasst, steht in unserem Beitrag über die steuerliche Vertretung.

Direkte oder indirekte Vertretung?

Das ist die wichtigste Frage auf der ganzen Liste und sie wird fast nie gestellt.

Bei direkter Vertretung läuft die Anmeldung auf Ihren Namen. Sie sind der Anmelder und Sie tragen die Zollschuld. Bei indirekter Vertretung läuft die Anmeldung auf den Namen der Agentur, sie ist Schuldnerin und Sie sind Gesamtschuldner. Die vollständige Erklärung steht in unserem Beitrag über direkte und indirekte Vertretung.

Unser Rat an europäische Importeure lautet fast immer: direkte Vertretung. Sie zahlen dann nicht für ein Risiko, das Sie ohnehin schon tragen, und Sie bauen eine eigene Zollhistorie auf, die zählt, wenn Sie später selbst eine Bewilligung beantragen. Fragen Sie deshalb ausdrücklich, in welcher Form angemeldet wird, und lassen Sie das je Form festhalten statt als offene Vollmacht für alles.

Was sagt der Preis, und was nicht?

Ein Satz je Anmeldung ist ein Ausgangspunkt, kein Gesamtbetrag. Fragen Sie nach, was obendrauf kommt:

• Zuschlag je zusätzlicher Warenposition über einer bestimmten Anzahl
• Kosten bei einer Dokumentenkontrolle oder einer körperlichen Kontrolle
• Satz für eine Korrektur oder eine ergänzende Anmeldung im Nachhinein
• Eiltarif außerhalb der Bürozeiten, und was als Eilfall gilt
• ob die Verauslagung von Zoll und Steuer getrennt berechnet wird

Ein scharfer Preis je Anmeldung mit teuren Korrekturen kann teurer ausfallen als ein höherer Grundsatz bei einem Anbieter, der weniger korrigieren muss. Das ist kein Verkaufsargument, sondern Rechnen: fragen Sie nach der Korrekturquote der vergangenen zwölf Monate.

Wie schnell muss eine Zollagentur reagieren?

Schnell genug, dass Ihr Container nicht stehen bleibt. Das klingt vage, also machen Sie es konkret: vereinbaren Sie eine maximale Reaktionszeit auf eine Nachricht des Zolls und auf eine Frage von Ihnen, und vereinbaren Sie, was außerhalb der Bürozeiten passiert.

Die Rechnung für Stillstand lässt sich gut beziffern. Reedereien berechnen nach den Freitagen je Container und Tag, und der Tagessatz steigt, je länger es dauert. Was Demurrage und Detention genau sind und wie schnell das anwächst, steht in diesem Beitrag.

Wir sehen in der Praxis, dass Verzögerung selten am Zoll liegt. Meist fehlt ein Dokument, das zwei Wochen früher hätte angefordert werden können.

Fünf Fragen, die Sie vor der Unterschrift stellen

• In welcher Vertretungsform melden Sie an, und steht das so in der Vollmacht?
• Welche Bewilligungen halten Sie selbst aktiv, und darf ich die Nummern sehen?
• Wer bestimmt die Warennummer, und wer bewahrt die Nachweise dazu auf?
• Welche Zuschläge gelten für Korrekturen, Kontrollen und Eilfälle?
• Was passiert, wenn der Zoll in zwei Jahren eine Prüfung ankündigt?

Die letzte Frage ist die schärfste. Ein Anbieter mit einer konkreten Antwort hat es erlebt. Ein Anbieter, der vage wird, musste die Anmeldungen wahrscheinlich nie verteidigen.

Häufig gestellte Fragen

Q: Was kostet eine Zollagentur im Durchschnitt?

Ans: Das hängt von der Anzahl der Warenpositionen, der Komplexität und dem Volumen ab, und ein Durchschnitt sagt wenig. Fragen Sie nach dem Grundsatz plus allen Zuschlägen für Korrekturen, Kontrollen und Eilfälle, und rechnen Sie das auf Ihr eigenes Sendungsprofil vom Vorjahr durch.

Q: Kann ich selbst anmelden statt eine Agentur zu beauftragen?

Ans: Das dürfen Sie, aber Sie brauchen eine EORI Nummer, einen Anschluss an die Anmeldesysteme des Zolls und echte Kenntnis von Einreihung und Wertermittlung. Für Unternehmen mit einigen wenigen Sendungen im Jahr wiegen diese Kosten die Auslagerung selten auf.

Q: Muss meine Zollagentur AEO zertifiziert sein?

Ans: Pflicht ist es nicht, aber es spart bei der Sicherheitsleistung und bei der Wahrscheinlichkeit einer körperlichen Kontrolle. Wichtiger ist, dass die Zertifizierung wirklich aktiv ist und dass Sie das selbst nachprüfen können. Ein Logo auf der Website ist kein Nachweis.

Q: Kann ich zu einer anderen Agentur wechseln?

Ans: Ja. Sie widerrufen die alte Vollmacht und unterschreiben eine neue. Fordern Sie aber Ihre Anmeldehistorie an, bevor Sie gehen, denn die brauchen Sie bei einer Prüfung über frühere Jahre und der alte Anbieter muss sie nicht ewig aufbewahren.

Q: Wer haftet, wenn die Agentur einen Fehler macht?

Ans: Das hängt von der Vertretungsform ab. Bei direkter Vertretung sind Sie der Anmelder und damit der Schuldner, wobei die Agentur Mitschuldnerin werden kann, wenn sie wusste oder hätte wissen müssen, dass die Daten unrichtig waren. Bei indirekter Vertretung ist sie selbst Schuldnerin und Sie sind Gesamtschuldner.

Wollen Sie wissen, wie Ihre Anmeldungen derzeit dastehen, oder was in Ihrer aktuellen Vollmacht festgelegt ist? Wir lesen es aus den Anmeldedaten und sagen Ihnen ehrlich, ob es etwas zu verbessern gibt. Danach übernehmen wir die Zollabwicklung, AEO zertifiziert und mit einer direkten Anbindung an den niederländischen Zoll und Portbase.