Mit einer niederländischen Artikel-23-Genehmigung zahlen Sie die Einfuhrumsatzsteuer nicht an den Zoll, sondern melden sie in Ihrer nächsten niederländischen Umsatzsteuererklärung an und ziehen sie in derselben Erklärung wieder ab. Unter dem Strich zahlen Sie nichts, und genau der Betrag, der sonst monatelang beim Fiskus liegt, bleibt bei Ihnen.

Bei einer Sendung im Wert von 100.000 Euro sind das 21.000 Euro, die Sie nicht vorfinanzieren müssen. Bei fünf Containern im Monat summiert sich das zu einem Betrag, der Ihre Liquidität spürbar verändert.

Die Regelung ist bekannt, an der Umsetzung scheitert es trotzdem oft. Nicht am Antrag, sondern an der Umsatzsteuererklärung danach: Der Betrag in Rubrik 4a stammt aus dem Abgabenbescheid des Zolls und nicht aus der Rechnung Ihres Lieferanten. Wer beides verwechselt, meldet jahrelang den falschen Betrag.

Hier lesen Sie, wie die Verlagerung funktioniert, wer sie beantragen kann, was ausländische Unternehmen tun, die selbst keine Genehmigung erhalten, und wie Sie die Einfuhrumsatzsteuer korrekt verarbeiten.

Was bedeutet die Verlagerung der Einfuhrumsatzsteuer?

Normalerweise zahlen Sie bei der Einfuhr von Waren aus Nicht-EU-Ländern die Umsatzsteuer sofort an den Zoll, zusammen mit den Einfuhrabgaben. Das Geld erhalten Sie später über Ihre Umsatzsteuererklärung zurück, bis dahin ist es gebunden.

Die niederländische Steuerverwaltung beschreibt die Wirkung der Genehmigung kurz so: Mit einer Artikel-23-Genehmigung müssen Sie die Umsatzsteuer nicht bei jeder Einfuhr beim Zoll anmelden und zahlen, sondern können die Zahlung auf Ihre nächste Umsatzsteuererklärung verschieben.

In dieser Erklärung melden Sie die geschuldete Einfuhrumsatzsteuer an und ziehen sie in derselben Erklärung als Vorsteuer ab. Für ein Unternehmen mit vollem Vorsteuerabzug ergibt sich damit ein Saldo von null. An dem, was Sie am Ende zahlen, ändert sich nichts, nur am Zeitpunkt.

Deshalb ist die Regelung für den einen Importeur entscheidend und für den anderen kaum relevant. Führen Sie zweimal im Jahr eine kleine Sendung ein, ist der Unterschied gering. Laufen wöchentlich Container, entscheidet sie darüber, ob Ihr Working Capital gebunden ist oder nicht.

Wer kann eine Artikel-23-Genehmigung beantragen?

Die Genehmigung richtet sich an Unternehmen, die in den Niederlanden ansässig sind, regelmäßig Waren aus Nicht-EU-Ländern einführen und eine Buchhaltung führen, aus der die Einfuhr und die geschuldete Umsatzsteuer klar hervorgehen.

Die letzte Bedingung wird unterschätzt. Es geht nicht um Ihren Umsatz, sondern um die Frage, ob Sie nachweisen können, welche Steuer zu welcher Einfuhr gehört. Eine Buchhaltung, in der sich Zolldokumente und Buchungen nicht verknüpfen lassen, ist der häufigste Grund dafür, dass es später schiefgeht.

Der Antrag selbst ist auffallend altmodisch. Sie drucken das Antragsformular aus, unterschreiben es und senden es per Post an die niederländische Steuerverwaltung in Heerlen. Einen digitalen Weg gibt es nicht. Rechnen Sie deshalb mit Bearbeitungszeit und stellen Sie den Antrag, bevor Ihre erste größere Sendung unterwegs ist, nicht danach.

Was tun ausländische Unternehmen ohne eigene Genehmigung?

Sind Sie nicht in den Niederlanden ansässig, etwa als Unternehmen mit Sitz in Deutschland, können Sie die Genehmigung nicht selbst beantragen. Die niederländische Steuerverwaltung ist dabei eindeutig: Als ausländisches Unternehmen können Sie keine eigene Artikel-23-Genehmigung beantragen.

Es bleiben zwei Wege, und der Unterschied zwischen ihnen bestimmt, wie viel Verwaltung Sie in den Niederlanden bekommen.

Allgemeine steuerliche Vertretung

Sie bestellen einen allgemeinen steuerlichen Vertreter, der in Ihrem Namen eine eigene niederländische Umsatzsteuernummer und eine eigene Artikel-23-Genehmigung einrichtet. Sie sind dann in den Niederlanden selbst steuerpflichtig und geben dort über Ihren Vertreter Erklärungen ab.

Dieser Weg passt, wenn Sie auch inländische Lieferungen ausführen, Lagerbestand in den Niederlanden halten oder eine eigene umsatzsteuerliche Position im Land haben möchten.

Beschränkte steuerliche Vertretung

Sie nutzen die Artikel-23-Genehmigung eines beschränkten steuerlichen Vertreters. Die niederländische Steuerverwaltung beschreibt den Mechanismus so: Der steuerliche Vertreter meldet die von Ihnen geschuldete Umsatzsteuer in der Erklärung für diesen Zeitraum an und zieht sie in derselben Erklärung als Vorsteuer ab.

Der Vorteil ist, dass Sie sich in den Niederlanden nicht gesondert für die Umsatzsteuer registrieren müssen. Diesen Weg wählen die meisten ausländischen Importeure, die Waren nur einführen und direkt in einen anderen EU-Mitgliedstaat weiterliefern.

Mehr zu den Unterschieden und dazu, was ein Vertreter genau für Sie regelt, lesen Sie in unserem Beitrag über steuerliche Vertretung in den Niederlanden.

Wie verarbeiten Sie die Einfuhrumsatzsteuer in der Erklärung?

Das ist der Teil, an dem es in der Praxis schiefgeht, und zwar leise. Die Erklärung sieht plausibel aus, der Abzug läuft, und erst bei einer Prüfung zeigt sich, dass der Betrag nie gepasst hat.

Die geschuldete Einfuhrumsatzsteuer melden Sie in Rubrik 4a der niederländischen Umsatzsteuererklärung an und ziehen sie in derselben Erklärung als Vorsteuer ab. So weit ist es einfach. Die Frage ist, welcher Betrag.

Die Antwort: der Betrag aus dem Abgabenbescheid des Zolls. Er beruht auf dem Zollwert zuzüglich Einfuhrabgaben und etwaiger Verbrauchsteuern, die bei der Zollabfertigung festgesetzt werden, und stimmt fast nie mit dem Rechnungsbetrag Ihres Lieferanten überein.

• Der Zollwert enthält Fracht- und Versicherungskosten bis zur EU-Außengrenze, Ihre Eingangsrechnung meist nicht
• Die Einfuhrabgaben gehören zur Bemessungsgrundlage, stehen aber nicht auf Ihrer Eingangsrechnung
• Wechselkurse unterscheiden sich zwischen Ihrer Einkaufsbuchhaltung und dem Kurs, den der Zoll anwendet

Die Anmeldung und der Abzug sind zudem zwei getrennte Beurteilungen. Stimmt etwas beim Abzug nicht, etwa weil die Ware nicht für steuerpflichtige Umsätze verwendet wird, bleibt die Anmeldepflicht bestehen und der Betrag stehen.

Dauerhaft falsche Anmeldungen können am Ende dazu führen, dass die Genehmigung entzogen wird. Das ist eine schwerere Folge, als die meisten Importeure bei etwas erwarten, das nach einem Buchungsfehler aussieht.

Wann lohnt sich die Genehmigung?

Die Rechnung ist schnell gemacht. Nehmen Sie Ihren durchschnittlichen Einfuhrwert pro Monat, addieren Sie die Einfuhrabgaben und multiplizieren Sie das mit Ihrem Umsatzsteuersatz. Dieser Betrag liegt ohne Genehmigung dauerhaft fest.

Dem steht gegenüber, dass die Regelung Anforderungen an Ihre Buchhaltung stellt und Sie bei einer Prüfung zeigen müssen, dass jeder gemeldete Euro auf ein Zolldokument zurückgeht. Das spricht nicht dagegen, es ist aber Arbeit.

In der Praxis lohnt sich die Genehmigung fast immer, sobald Sie mehr als gelegentlich einführen, und sie führt fast immer zu Korrekturen, sobald niemand den Abgleich zwischen Zoll und Buchhaltung überwacht.

Fachliche Unterstützung bei Einfuhrumsatzsteuer und Artikel 23

Eine Artikel-23-Genehmigung ist schnell beantragt und langsam verfahren. Der Antrag ist ein Formular, die Umsetzung ist ein monatlicher Abgleich zwischen Zolldokumenten, Einkaufsbuchhaltung und Umsatzsteuererklärung.

Für ausländische Unternehmen kommt die Wahl zwischen allgemeiner und beschränkter steuerlicher Vertretung hinzu, und diese Wahl entscheidet, ob Sie in den Niederlanden eine eigene umsatzsteuerliche Position bekommen oder nicht.

The Customs Company ist ein AEO-zertifizierter Zolldienstleister in den Niederlanden mit direkten Verbindungen zum niederländischen Zoll und zu Portbase.

Wir übernehmen die Einfuhranmeldung, liefern den Abgabenbescheid, auf dem Ihre Rubrik 4a beruht, und treten als steuerlicher Vertreter für ausländische Unternehmen auf, die selbst keine Artikel-23-Genehmigung beantragen können.

Häufig gestellte Fragen

Q: Was ist der Unterschied zwischen der Verlagerung und der Artikel-23-Genehmigung?

Ans: Das sind zwei Namen für dieselbe Sache. Die Verlagerung bei der Einfuhr ist die Regelung, die Artikel-23-Genehmigung ist das Dokument, mit dem Sie sie anwenden dürfen. Ohne Genehmigung zahlen Sie die Einfuhrumsatzsteuer beim Zoll, mit Genehmigung verlagern Sie sie in Ihre Umsatzsteuererklärung.

Q: Brauche ich für jede Sendung eine Genehmigung?

Ans: Nein. Die Genehmigung gilt für Ihr Unternehmen und nicht je Sendung. Sobald sie erteilt ist, wird die Einfuhrumsatzsteuer für alle Ihre Einfuhranmeldungen verlagert, solange die Anmeldung auf Ihren Namen und Ihre EORI-Nummer lautet.

Q: Kann mein Spediteur das für mich regeln?

Ans: Den Antrag stellen Sie selbst, aber ein Zollvertreter kann ihn vorbereiten und die Verwaltung darum herum aufsetzen. Sind Sie nicht in den Niederlanden ansässig, kann ein steuerlicher Vertreter seine eigene Artikel-23-Genehmigung für Ihre Einfuhren nutzen, und dann müssen Sie selbst nichts beantragen.

Q: Welchen Betrag trage ich in Rubrik 4a ein?

Ans: Den Betrag aus dem Abgabenbescheid des Zolls, also den Zollwert zuzüglich Einfuhrabgaben und etwaiger Verbrauchsteuern. Nicht den Rechnungsbetrag Ihres Lieferanten. Diese Verwechslung ist der häufigste Fehler bei der Anwendung der Genehmigung und genau der Punkt, den eine Prüfung abgleicht.

Q: Was passiert, wenn ich ohne Artikel-23-Genehmigung einführe?

Ans: Dann zahlen Sie die Einfuhrumsatzsteuer direkt beim Zoll, zusammen mit den Einfuhrabgaben, und holen sie später über Ihre Umsatzsteuererklärung zurück. Verloren ist nichts, aber das Geld liegt bis dahin fest. Bei regelmäßiger Einfuhr ist das eine dauerhafte Belastung Ihres Working Capital.