Proformarechnung: was der Zoll darauf sehen will und wo es schiefgeht

Die wichtigsten Punkte

• Eine Proformarechnung ist eine Wertangabe, keine Zahlungsaufforderung, und sie wird nicht verbucht.
• Sie verwenden sie, wenn es keinen Verkauf gibt: Muster, Garantiesendungen, Reparaturen, vorübergehende Ausfuhr und konzerninterne Lieferungen.
• Der Zoll liest die Warennummer, den Ursprung und den Wert daraus ab, diese drei müssen also immer darauf stehen.
• Ein Wert von einem Euro auf kostenlosen Waren wird nicht akzeptiert, der Wert muss realistisch sein.
• Ohne Verkauf darf der Transaktionswert nicht verwendet werden und Sie fallen auf die alternativen Methoden zurück.

Eine Sendung Ersatzteile bleibt beim Zoll stehen. Der Grund: die mitgereiste Rechnung trägt den Vermerk “sample, no commercial value”. Die Teile wurden im Rahmen der Garantie kostenlos geliefert, der Lieferant hielt das für richtig. Der Zoll sieht es anders, denn auch kostenlose Waren haben einen Wert, auf den Abgaben erhoben werden.

Die Proformarechnung ist das Dokument, das das hätte lösen sollen. Sie wird als Formalität behandelt, die der Vertrieb schnell ausstellt, während sie für den Zoll das wichtigste Papier in der Sendung ist.

Unten steht, wozu sie dient, was darauf gehört und welche Fehler eine Sendung stehen lassen.

Was ist eine Proformarechnung?

Eine im Voraus erstellte Rechnung, die den Wert und den Inhalt einer Sendung festhält, ohne dass gezahlt werden muss. Das Wort proforma heißt wörtlich der Form nach, und genau das ist sie: sie sieht aus wie eine Rechnung und hat die Funktion einer Erklärung.

Was sie dadurch nicht ist: kein Buchungsbeleg, keine Grundlage für den Vorsteuerabzug und keine Zahlungsaufforderung. Sie kommt nicht in Ihre Debitorenbuchhaltung und Ihre Gegenpartei kann darauf keine Umsatzsteuer geltend machen.

Was sie ist: das Dokument, aus dem der Zoll ableitet, was im Karton liegt, woher es kommt und was es wert ist. Damit ist sie für die Einfuhranmeldung genauso bindend wie eine gewöhnliche Handelsrechnung.

Wann verwenden Sie eine und wann nicht?

Die Regel ist einfach: gibt es einen Verkauf, gehört eine Handelsrechnung dazu. Gibt es keinen, brauchen Sie eine Proformarechnung.

Situationen, in die sie gehört:

• Muster, Demogeräte und Messematerial
• Garantieersatz und kostenlos nachgelieferte Teile
• Waren, die zur Reparatur oder Kalibrierung hin und zurück gehen
• Verlagerungen zwischen Standorten desselben Konzerns
• Vorauszahlungen und Anträge auf ein Akkreditiv

Wohin sie nicht gehört: auf einen gewöhnlichen Verkauf. Tun Sie es dennoch, fragt der Zoll später doch die Handelsrechnung an und die Anmeldung muss korrigiert werden. Das kostet Zeit und bei einem Dienstleister meist auch ein Korrekturhonorar.

Welche Angaben müssen darauf stehen?

Das ist die Liste, die wir selbst durchgehen, bevor wir eine Sendung anmelden. Fehlt etwas aus den ersten fünf Punkten, geht die Anmeldung nicht raus.

• Versender und Empfänger mit vollständiger Adresse und EORI Nummer
• eine Beschreibung je Artikel, aus der hervorgeht, was es ist, also mehr als eine Teilenummer
• die Warennummer je Artikel
• das Ursprungsland je Artikel, nicht das Versandland
• Menge, Einheit, Stückpreis, Gesamtbetrag und die Währung
• die Incoterm mit dem genannten Ort und der Jahresangabe
• Brutto- und Nettogewicht und die Anzahl der Packstücke
• der Grund der Versendung, etwa Garantie, Muster oder Reparatur

Werden die Waren nicht verkauft, vermerken Sie dazu, dass der Wert ausschließlich für Zollzwecke angegeben ist. Das verhindert, dass der Empfänger eine Rechnung erwartet, und macht dem Zoll klar, warum es keine Handelsrechnung gibt.

Was ist der Unterschied zur Handelsrechnung?

Die Handelsrechnung hält einen Verkauf fest und fordert Zahlung. Sie wird verbucht, zählt in der Umsatzsteuererklärung mit und ist Nachweis des gezahlten Preises.

Die Proformarechnung hält nur fest, was versendet wird und was es wert ist. Es hängt keine Forderung daran, sie wird nicht verbucht und sie belegt keinen gezahlten Preis.

Für den Zoll liegt der Unterschied genau dort: bei einer Handelsrechnung gibt es einen gezahlten oder zu zahlenden Preis, und der ist die Grundlage für den Transaktionswert. Bei einer Proformarechnung gibt es ihn nicht, und dann darf diese Methode nicht angewendet werden.

Wie liest der Zoll den Wert daraus ab?

Bei einem Verkauf gilt als Hauptregel der Transaktionswert: der gezahlte Preis plus Fracht und Versicherung bis zum Ort des Verbringens in die EU. Wie dieser Zollwert aufgebaut wird, steht in diesem Beitrag.

Ohne Verkauf geht das nicht, denn es gibt keinen Preis. Dann gilt eine feste Reihenfolge von Alternativen: der Transaktionswert gleicher Waren, danach der ähnlicher Waren, danach die deduktive Methode, dann der errechnete Wert und als Letztes die Schlussmethode.

In der Praxis heißt das: Sie setzen auf Ihre Proformarechnung den Wert, den Sie verlangen würden, wenn Sie verkaufen würden. Steht dort ein symbolischer Betrag, korrigiert der Zoll ihn auf den tatsächlichen Wert und Sie zahlen die Differenz nach. Was das kostet, rechnen Sie vorab mit einer Berechnung der Einfuhrabgaben durch.

Wo geht es in der Praxis schief?

Fünf Fehler verursachen zusammen fast die gesamte Verzögerung, die wir sehen.

• Auf kostenlosen Waren steht “no commercial value” oder ein symbolischer Betrag.
• Die Warennummer fehlt, sodass der Dienstleister raten oder warten muss.
• Es steht das Versandland statt des Ursprungslands, sodass eine Präferenz beansprucht wird, die es nicht gibt. Was als Nachweis zählt, steht in unserem Beitrag zum Ursprungszeugnis.
• Die Währung fehlt, oder es steht ein Dollarzeichen vor einem Betrag in kanadischen Dollar.
• Die Beschreibung ist ein interner Artikelcode, mit dem außerhalb des Unternehmens niemand etwas anfangen kann.

Teuer macht diese Fehler nicht die Korrektur selbst. Es ist der Container, der währenddessen stillsteht und bei der Reederei je Tag zu zählen beginnt.

Häufig gestellte Fragen

Q: Ist eine Proformarechnung rechtsgültig?

Ans: Für den Zoll ja, als Erklärung über Inhalt, Ursprung und Wert. Als Zahlungsaufforderung nicht: es kann keine Zahlung daraus gefordert und keine Umsatzsteuer zurückgeholt werden. Dafür brauchen Sie eine Handelsrechnung.

Q: Muss Umsatzsteuer auf einer Proformarechnung stehen?

Ans: Nein. Es gibt keine steuerbare Lieferung, also ist keine Umsatzsteuer auszuweisen. Wird die Sendung später doch verkauft, folgt eine Handelsrechnung und dort steht die Steuer.

Q: Welchen Wert setzen Sie auf eine kostenlose Sendung?

Ans: Den Wert, den Sie verlangen würden, wenn Sie verkaufen würden, also den normalen Verkaufspreis oder einen belegbaren Selbstkostenpreis. Vermerken Sie dazu, dass der Wert nur für Zollzwecke angegeben ist und keine Zahlung folgt.

Q: Darf eine Proformarechnung digital eingereicht werden?

Ans: Ja, ein PDF per Mail genügt für die Anmeldung. Achten Sie darauf, dass die Datei lesbar ist und die Angaben mit dem Frachtbrief übereinstimmen, denn eine Abweichung zwischen beiden ist eine der am häufigsten gestellten Fragen bei einer Prüfung.

Q: Wie lange müssen Sie eine Proformarechnung aufbewahren?

Ans: Halten Sie die gleiche Frist ein wie für Ihre Anmeldungen, also mindestens zehn Jahre nach deutschem Handelsrecht. Der Zoll schaut in der Regel drei Jahre zurück, aber Sie brauchen das Dokument auch, um Ihre eigenen Angaben belegen zu können.

Möchten Sie eine Vorlage, die auf Anhieb durch die Anmeldung geht, oder Ihre Rechnungen auf Vollständigkeit prüfen lassen, bevor eine Sendung losfährt? Wir lesen sie nach und sagen genau, was fehlt. Danach übernehmen wir die Zollabwicklung und halten die Absprachen in der Vollmacht fest, die Sie einmal unterschreiben. Was eine Sendung kostet, rechnen Sie vorab mit unserem Rechner durch.